利盟转型背景大数据时代非结构化难题

    泡泡网激光打印机频道8月7日 有人说，这是一个高速发展的时代，科技的演变与我们息息相关，信息瞬息万变，大量的信息通过网络，随时随刻地散布到世界各个角落。

     有人说，这是一个移动互联的时代，现在的移动设备越来越多，并且能够更好的进行业务管理，通过移动设备来打印、获取信息以及处理工作流。

    然而，利盟CEO Paul Rooke先生提出了一个更为确切的观点：这是一个“云”时代。在如今的这个时代里，信息量正在呈现出一个爆炸性的增长，不管从种类还是数量上来看，都在前所未有的快速增加。除了信息以外，还有另外一个很重要的元素就是流程，信息和流程是结合在一起的，有些时候信息会驱动流程，有些时候流程要去使用这些信息和内容。我们通常也称之为大数据时代。
      
    面临着时代转型的重要时刻，利盟CEO回顾了如今大数据时代的时代背景。

    说到大数据时代，在这里不得不提一个概念，那就是非结构化信息。信息按照它的格式大致分成两个类别，一类是结构化的信息，另外一类是非结构化的信息。        
  
    首先，结构化的信息是按照事先设计好的特定格式进行整理的数据。在企业内部，这些信息都是由核心系统进行管理的，比如ERP、SAP都是进行结构化数据管理的系统。而结构化信息是现在驱动企业业务流程的核心管理信息。另外，结构化信息是由事先设计好的结构化信息进行管理和使用。

    非结构化的信息有很多种类，视频、图片、音频、邮件等都是非结构化的数据。大体上我们可以把非结构化信息分成两个类别，一是数字化信息，一是纸张信息。可能大家认为数字化的信息都是结构化的，但实际上绝大多数数字化的信息属于非结构化的信息，无法被直接使用。此外，数字化信息的另一个困难点是这些信息散落存储于电脑、pad、手机等各种设备中，而且在多数情况下都互不兼容。以PPT为例，可能不同的人使用的格式都是不一样的，它无法很好的融合在一起。另一类非结构化信息是纸张信息。在数字化设备非常丰富的今天，纸张还是非常重要的信息沟通工具，在很多业务流程当中担任很重要的角色。比如说银行，大家现在去银行开户，像填写表格等都要用到很多纸张；如果大家去交付货物，也需要用纸张来确认。但是，大量使用纸张一则会产生浪费，二则很容易导致低效；完全依赖于纸张进行沟通的业务流程仍是现今很普遍的现象。

    非结构化信息与流程造成企业内部沟通不畅，企业急需寻找有效的解决方案   

    当前，在企业内部结构化信息占的比例很少，绝大多数的数据都是非结构化信息，调研显示，非结构化信息比例在多数企业内部高达80%以上。因为核心的结构化流程系统只能管理结构化信息，所以大部分非结构化的信息都在核心系统掌控之外的，无法被管理和利用。与数据相关联的还有流程，目前企业中超过2/3的流程也都是非结构化的，即通过纸张以手工或半手工的方式在进行管理。这些流程游离于企业核心的管理系统以外，往往造成严重的浪费和低效。例如，零售企业在日常业务中会收到大量发票和销售合同等文档文件，格式不尽相同，如何迅速将其归档，纳为数字化信息？传统的方式是，雇佣大批工作人员逐一录入，但所费成本不菲且出错率高。或者采用OCR等传统文字识别软件扫描进入系统，缺点是往往对文件格式有特殊的要求，无法应对非结构化数据多样性的问题。     

    综上所述，我们看到的普遍现状是，企业的核心信息（少部分的信息）被结构化的核心系统进行管理，而在核心系统的外部还有大量的非结构化的信息，以数字化的、或纸张的等不同形式存在。这些非结构化信息同核心的结构化系统之间的交流是阻断的，这必将导致企业内部信息的不通畅。

    非结构化信息与流程的管理已经刻不容缓 

    显而易见，非结构信息与非结构化流程造成企业内容的信息沟通不畅，从而会导致企业缺乏对问题的能见度，甚至在有些情况下出现失控，主要是三方面的影响。

    第一是客户服务。因为你不能及时看到客户那端是什么现状，出现了什么问题，无法就此提供相应的解决方案，所以导致对客户服务受到影响。

    第二是营业收入和利润。之前分享的数据显示2/3的企业不知道其在打印方面的支出，打印量是多少。如果在这方面进行优化和控制，可以增加企业利润，减少很多的浪费。

    第三是客户市场竞争力。结构化的系统只能“感觉”到一部分信息，然而大量非结构化数据能给企业提供很多的有价值的信息。如果不能对这些非结构化信息进行吸收和使用，会导致企业在适应市场变化方面变得迟缓，或者难以适应变化。 
     
    大数据的演变发展是迅速的，面对着如此背景，如果我们能改变这些局面，把结构化信息和非结构化信息连接起来，把使用这些信息的人、流程、应用全部连接起来，我们的办公将变得更加高效、节能。大数据时代将会跨过一个新的里程碑！■