中国建筑材料科学研究院财务系统案例

 建材院财务管理现状

 中国建筑材料研究院是中国最大的建材与无机非金属新材料综合型研究开发机构。1999年经国务院批准，中国建筑材料研究院转制成为集科研、检测、生产、施工等多项业务为一体的中央直属大型科技企业，下辖近20家单位。

 为了有效管理下属企业财务核算及资金运作，建材院建立了院直属职能部门结算中心，由结算中心负责对建材院本部及所有下属企业的财务核算和资金运作进行管理，所有下辖科研所的财务核算和资金运作都要经过建材院结算中心审查和监管。院属的各科研院所都是非独立的法人单位，没有独立的外部银行账户，它们都在结算中心开设一个内部账户，结算中心为各科所建立独立的核算账套。院本部对下属科研所的财务管理主要依靠审计和定期报表进行监控和管理。

 中国建筑材料研究院原来已经具有一定的计算机应用规模，各科研所也都分别使用了各自的财务软件系统，但是，由于各科研所均是单独使用软件，应用的版本、模块参差不齐，而且各模块之间没有连接，独立使用。从局部范围来看，这样应用软件的使用性还可以；但是，由于缺乏统一规划，使得各科研所之间、总院与科研所之间彼此孤立，数据不能共享和及时传递，有效数据的利用率低下，基础资料编码等极不规范，重复性工作较多，难以保证数据的真实性、有效性和及时性。

 因此使得院部对各科研所数据了解不及时不准确，不能快速完整地汇总统计全院的数据。院领导看到目前的现状已明显制约整个企业规模的发展，开始考虑建立财务集中管理模式，通过采用集中财务管理软件实现企业管理水平的提升。

 财务集中管理解决方案选型

 系统目标

 通过网络及系统升级，将下属各科研所原有的十套独立财务账进行整合，统一至总院一套账管理。加强总院财务集中管理，实现统一核算。

 在统一财务核算的基础上，要求按总院及各科研所分别上报各财务报表。

 在充分调研的基础上，改进和提高诸如科研项目收支管理、存货出入库管理等财务管理模式。

 软件应用方案

 具体应用的模块有：总账、报表、工资、固定资产、财务分析、资金管理、存货核算。

 实现集中管理的方法

 首先将原来分散在各科研所独立核算的总账、固定资产、工资、存货等进行并账处理。将各科研所原有独立账套取消，总院财务部将科研所作为部门来统一进行核算管理。取消了内部结算中心，银行存款和现金设置为按部门辅助核算。其次在统一核算基础上，建立通畅的报表生成汇总体系。

 具体实现

 中国建筑材料科学研究院下属十几家科研所，另有物业公司、职工医院、内部银行等单位，核算方式不一，统一核算过程复杂，单位数量大。但项目实施周期短，只有40天。

 针对这一情况，为了能充分了解各科研所的业务、核算方法，项目实施小组计划把原来计划中的调研阶段拉长；在测试过程中采用几家典型单位的6月份真实业务作为测试的模型数据；尽量发挥底层数据库数据导入的优势，尽量减轻用户的录入工作量。

 前期调研完成后，项目组双方决定录入几家具有典型业务的单位数据，进行实施方案的测试。建材院下属单位多，固定资产卡片多、工资数据量大。为了减轻录入人员的工作量，在保证数据安全的基础上，项目组把原来各单位的账套数据通过数据库导入到类别里面。

 测试结果的各种报表出来之后，项目组通过认真沟通都觉得这时候心里才真的踏实下来！对测试过程中出现的问题及时作了总结，比如为了减少录入过程中的错误，加强了核对、复审工作，每个人在录入自己的数据、审核完别人的数据后，都要在相关的文档上面签字。这样在以后的上线过程中大大减少了出错的几率。

 7月中旬，在正式账套中开始录入7月份数据，由于前面阶段的经验和工作铺垫，这个阶段是很顺利的，在建材院项目组成员的努力下当月就已经和旧的系统并行了，而且像固定资产计提折旧、存货的计价都是以新系统为标准了。

 应用效果

 通过两个月的用友ERP-U8实施工作，建材院初步形成了财务集中管理的核算模式，取得了以下的效果：

 将各科研所财务统一至总院管理，实现一套账管理，以加强总院财务集中管理，实现统一核算要求。

 在统一财务核算的基础上，按总院及各科研所分别上报各财务报表。总院达到了集中的目的，各科研所满足了以前各科研所单机版使用效果的要求。

 改进和提高了诸如科研项目收支管理、存货出入库管理、固定资产折旧计提与分摊、收入费用结转、适应所得税核算、增值税内部进项销项核算、社保基金催收缴纳等财务管理模式。

 系统启用后，效率极大提高，计算机化管理，信息准确，便于统计，加强了财务中心的监控力度。

 院部领导，可以随时查询各个单位的财务信息，便于正确决策，真正实现了集中管理和监控的目标。